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Avis relatif à la confidentialité

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Le présent Avis relatif à la confidentialité (l’« avis ») décrit les politiques de Groupe Optimum inc. (« Optimum ») et ses filiales (chaque filiale et Optimum étant désignée individuellement par « société du Groupe » et, collectivement, par « Groupe »), relatives à la protection des renseignements personnels.

Dans l'exercice de ses activités, Groupe peut recueillir, utiliser, conserver et communiquer des renseignements personnels. Nous sommes responsables de la façon dont les renseignements personnels qui nous sont confiés sont traités et nous nous engageons à en assurer la confidentialité et la protection .

Puisque Groupe opère dans différentes juridictions où différentes lois en matière de protection des renseignements personnels sont en vigueur, nous avons choisi de nous doter d'une politique unique sur la protection des renseignements personnels pour l'ensemble de nos opérations, où qu’elles soient, qui vise une mise en application des règles les plus rigoureuses en la matière.

MODALITÉS RELATIVES AU GROUPE

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est tout renseignement concernant une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tel que le nom et l’adresse de même que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

VOTRE CONSENTEMENT

Vous consentez au fait que nous pourrions recueillir, utiliser, conserver et communiquer vos renseignements personnels uniquement aux fins énoncées dans cet avis ou selon ce qu’exige ou permet la loi. Nous vous demandons votre consentement par écrit, verbalement ou par voie électronique. Votre consentement peut également, dans certaines circonstances, être implicite.

COLLECTE

La plupart des renseignements personnels que nous récoltons nous sont transmis soit directement par vous, soit par le biais de votre courtier ou de votre compagnie d'assurance que vous avez autorisé à nous transmettre ces informations.

Les renseignements demandés sont ceux qui sont nécessaires afin de pouvoir vous offrir les produits et services demandés. Ces renseignements peuvent comprendre notamment :

  • Nom
  • Coordonnées
  • Date de naissance
  • État civil
  • Information sur votre travail

Selon les produits ou services qui vous sont offerts, d’autres renseignements personnels pourraient vous être demandés. Veuillez consulter les Modalités additionnelles relatives à certaines sociétés du Groupe pour plus de détails.

UTILISATION

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour fournir les produits et services que vous avez demandés, pour confirmer votre identité, pour la saine gestion des dossiers ou tel que requis par la réglementation et la législation applicables (la « Loi »), incluant notamment pour les fins suivantes :

  • L’analyse et l’optimisation de notre service à la clientèle
  • L’amélioration de votre expérience en vous fournissant des informations et des offres pertinentes
  • La compilation de statistiques et la réalisation d’analyses de tendances de marché
  • La communication de vos renseignements à nos sociétés affiliées, fournisseurs ou agents afin de vous fournir les produits et services que vous avez demandés
  • La protection contre les erreurs et les activités criminelles, notamment au moyen de la prévention, de la détection et des enquêtes relatives à la fraude, au blanchiment d’argent, aux cybermenaces et aux autres risques et menaces de ce genre
  • L’exécution des dispositions en vigueur de la Loi

Selon les produits ou services qui vous sont offerts, d’autres utilisations de vos renseignements personnels pourraient être nécessaires. Veuillez consulter les Modalités additionnelles relatives à certaines sociétés du Groupe pour plus de détails.

DIVULGATION

En aucun cas, nous ne vendons ou ne donnons des listes de nos clients ou des renseignements les concernant à d'autres entreprises ou des tiers pour des fins autres que celles décrites dans cet avis.

Nous avons le droit de communiquer des renseignements vous concernant à des organismes ou des entités gouvernementaux ou à des organismes de réglementation afin de nous conformer à la Loi.

CONSERVATION

Nous ne conserverons les renseignements personnels obtenus qu'aussi longtemps que requis pour les fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour nous conformer aux exigences applicables de la Loi, et ce même une fois que notre relation d’affaires avec vous sera terminée. Lorsque vient le moment de détruire vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont gardés dans la plus stricte confidentialité. Nous maintenons une protection physique, électronique et procédurale afin de protéger vos informations contre des accès non autorisés ou toute perte ou destruction desdits renseignements.

Seuls les employés qui doivent accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y ont accès afin de vous fournir les produits et les services demandés. Tous nos employés reçoivent périodiquement de la formation sur la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et leur code de conduite.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels de manière occasionnelle à certains fournisseurs ou agents afin de vous fournir les produits et services que vous nous avez demandés. Dans certaines circonstances, nous pourrions avoir recours à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada. Nos fournisseurs de services ne peuvent recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels qu’aux fins que nous autorisons.  Nous veillons à ce que nos fournisseurs de services agissent d’une manière conforme à notre politique en matière de protection des renseignements personnels et à la Loi. Nos fournisseurs de services sont tenus de protéger leurs systèmes contre tout accès non autorisé et d’appliquer des normes de sécurité élevées au moins équivalentes aux nôtres.

INTERNET

Tout comme d'autres modes de communication, les communications par courrier électronique non protégées courent le risque d'être perdues, altérées, modifiées et même interceptées. Nous déclinons toute responsabilité, envers vous ou envers quiconque, pour les dommages résultant de la transmission de votre part d'un message par voie électronique à une société du Groupe ou de notre part à vous. Nous vous rappelons que vous pouvez utiliser d'autres moyens de communication sécuritaires, notamment pour nous transmettre vos renseignements personnels, lorsque vous le jugez nécessaire.

RETRAIT DU CONSENTEMENT

Sous réserve de toute exigence de la Loi ou contrainte contractuelle, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps en communiquant avec nous par écrit.

Veuillez toutefois noter qu’en retirant votre consentement, il est possible que nous ne puissions plus vous fournir nos produits et services.

EXACTITUDE ET ACCESSIBILILTÉ

Nous faisons tout en notre pouvoir pour nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts et complets, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés, conservés ou communiqués.

Sur demande, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers. Vous pouvez aussi nous demander de quelle façon ces renseignements sont utilisés, vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets et de les faire mettre à jour au besoin, dans la mesure où la Loi le permet. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification de vos renseignements personnels peut être envoyée par écrit à l'adresse ci-dessous : 

Délégué à la protection des renseignements personnels
Service juridique
Groupe Optimum
425 boul. de Maisonneuve Ouest
bureau 1700
Montréal (Québec) H3A 3G5, CANADA

Courriel : [email protected]

Veuillez indiquer dans votre demande votre nom et vos coordonnées, la nature de votre demande, le nom du service ou de la personne avec qui vous avez déjà communiqué ainsi que toute autre information pertinente.

Vous pouvez également vous adresser à l’organisme compétent en matière de protection de la vie privée de votre juridiction de résidence.

MISE À JOUR DU PRÉSENT AVIS RELATIF A LA CONFIDENTIALITÉ

Tout ajout, modification ou retrait au présent avis que nous jugeons approprié y sera immédiatement intégré.

MODALITÉS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES À CERTAINES SOCIÉTÉS DU GROUPE

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