Avis relatif à la confidentialité

MODALITÉS RELATIVES AU GROUPE

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est tout renseignement concernant une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tel que le nom et l’adresse, de même que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. 

Les renseignements personnels doivent être protégés quelle que soit la nature de leur support et, quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

VOTRE CONSENTEMENT

Nous devons obtenir votre consentement pour la collecte, l’utilisation, la conservation ou la communication de vos renseignements personnels, à moins que la Loi ne l’exige ou le permette. Nous vous demandons votre consentement par écrit, verbalement ou par voie électronique. Votre consentement peut également, dans certaines circonstances, être implicite. Le fait de fournir certains renseignements personnels pour l’obtention d’un produit ou un service équivaut à un consentement de votre part pour qu’ils soient recueillis, utilisés, conservés ou partagés aux fins énoncées dans cet avis ou selon ce qu’exige ou permet la Loi. 

COLLECTE

La plupart des renseignements personnels que nous récoltons nous sont transmis soit directement par vous, soit par le biais de votre courtier ou de votre compagnie d’assurance que vous avez autorisé à nous transmettre ces informations. Il est également possible que des renseignements personnels sur d’autres personnes, par exemple les autres membres de famille, vous aient été demandés auquel cas, nous présumerons que vous avez obtenu leur autorisation pour nous les communiquer. Le présent avis s’applique également aux renseignements personnels de ces personnes et nous vous invitons à le leur faire lire pour vous assurer qu’elles en comprennent les principes.

Les renseignements recueillis sont ceux qui sont nécessaires afin de pouvoir vous offrir les produits et services demandés. Ces renseignements peuvent comprendre notamment :

• Votre nom
• Vos coordonnées
• Votre date de naissance
• Votre état civil
• De l’information sur votre travail

Selon les produits ou services qui vous sont offerts, d’autres renseignements personnels pourraient vous être demandés. Veuillez consulter les Modalités additionnelles relatives à certaines sociétés du Groupe pour plus de détails.

UTILISATION

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour fournir les produits et services que vous avez demandés, pour confirmer votre identité, pour la saine gestion des dossiers ou tel que requis par la réglementation et la législation applicables (la « Loi »), incluant notamment pour les fins suivantes :

• Communiquer avec vous.
• Confirmer que vos renseignements sont exacts, complets et à jour.
• Analyser et optimiser notre service à la clientèle.
• Améliorer votre expérience en vous fournissant des informations et des offres pertinentes.
• Réaliser des analyses actuarielles.
• Compiler des statistiques et réaliser des analyses de tendances de marché.
• Traiter des plaintes ou effectuer des enquêtes.
• Communiquer vos renseignements à nos sociétés affiliées, fournisseurs, partenaires ou agents afin de vous fournir les produits et services que vous avez demandés.
• Protéger contre les erreurs et les activités criminelles, notamment au moyen de la prévention, de la détection et d’enquêtes relatives à la fraude, au blanchiment d’argent, aux cybermenaces et aux autres risques et menaces de ce genre.
• Exécuter et respecter les dispositions en vigueur de la Loi, ce qui inclut répondre à des audits, évaluations, demandes ou exigences réglementaires.

Selon les produits ou services qui vous sont offerts, d’autres utilisations de vos renseignements personnels pourraient être nécessaires. Veuillez consulter les Modalités additionnelles relatives à certaines sociétés du Groupe pour plus de détails.

DIVULGATION

En aucun cas, nous ne vendrons vos renseignements personnels à qui que ce soit.

De plus, nous ne donnons aucune liste de nos clients ou des renseignements les concernant à d'autres entreprises ou des tiers pour des fins autres que celles décrites dans cet avis.

Nous avons toutefois le droit de communiquer des renseignements vous concernant à des organismes ou des entités gouvernementaux ou à des organismes de réglementation afin de nous conformer à la Loi.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels de manière occasionnelle à certains fournisseurs ou agents afin de vous fournir les produits et services que vous nous avez demandés. Nos fournisseurs de services ne peuvent recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels qu’aux fins que nous autorisons. Nous veillons à ce que nos fournisseurs de services agissent d’une manière conforme à notre politique en matière de protection des renseignements personnels et à la Loi. Nos fournisseurs de services sont tenus de protéger leurs systèmes contre tout accès non autorisé et d’appliquer des normes de sécurité élevées au moins équivalentes aux nôtres.

TRANSFERTS À L’EXTÉRIEUR DU CANADA OU D’UNE PROVINCE À L’AUTRE

Il est possible que nous devions transférer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, y compris d’une province à l’autre, ou à l’extérieur du Canada. Dans de tels cas, nous prenons des mesures pour nous assurer que le transfert est effectué de manière à protéger les renseignements personnels et à assurer que des mesures de protection adéquates sont en place, y compris par le biais d’obligations contractuelles avec la partie à laquelle les renseignements sont transmis. Les juridictions internationales dans lesquelles les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés, communiqués et conservés en dehors du Canada comprennent, sans s’y limiter, l’Union européenne et les États-Unis. Les renseignements personnels peuvent être régis par les lois du pays concerné et accessibles par les tribunaux, les gouvernements et les organismes d’application de la loi et de sécurité nationale de ce pays. Pour en savoir plus sur nos politiques et pratiques concernant les transferts de renseignements personnels à l’étranger, veuillez communiquer avec la personne déléguée à la protection des renseignements personnels dont vous trouverez les coordonnées ci-après.

PROCESSUS AUTOMATISÉS

Dans certains cas, nous pouvons utiliser des processus exclusivement automatisés ou qui impliquent un niveau important d’automatisation pour analyser un dossier, répondre aux demandes qui nous sont adressées ou prendre des décisions. Pour en savoir plus sur notre utilisation de processus automatisés, veuillez communiquer avec la personne déléguée à la protection des renseignements personnels dont vous trouverez les coordonnées ci-après.

CONSERVATION

Nous ne conserverons les renseignements personnels obtenus qu'aussi longtemps que requis pour les fins auxquelles ils ont été recueillis, ainsi que pour répondre aux besoins juridiques, fiscaux ou comptables, ou pour nous conformer aux exigences applicables de la Loi, et ce même une fois que notre relation d’affaires avec vous sera terminée. Par la suite, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon à ce que les renseignements ne puissent plus vous identifier, et ce conformément à la réglementation en la matière. 

Lorsque vient le moment de détruire vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont gardés dans la plus stricte confidentialité. Nous maintenons une protection physique, électronique et procédurale afin de protéger vos informations contre des accès non autorisés ou toute perte ou destruction desdits renseignements.

Seuls les employés qui doivent accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y ont accès afin de vous fournir les produits et les services demandés. Tous nos employés reçoivent périodiquement de la formation sur la sécurité de l’information, la protection des renseignements personnels et leur code de conduite.

VOS DROITS

Conformément à la Loi, vous disposez de plusieurs droits concernant vos renseignements personnels, notamment :

• Le droit d'accès à vos renseignements personnels ;
• Le droit de rectification de toute donnée inexacte ;
• Le droit à l'effacement des renseignements personnels dans certaines circonstances ;
• Le droit de limiter ou de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels ;
• Le droit à la portabilité des renseignements personnels dans la mesure où cela s'applique.

Si vous souhaitez exercer ces droits, ou si vous avez des questions concernant la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la Personne déléguée à la protection des renseignements personnels dont vous trouverez les coordonnées ci-après.

INTERNET

Tout comme d'autres modes de communication, les communications par courrier électronique non protégées courent le risque d'être perdues, altérées, modifiées et même interceptées. Nous déclinons toute responsabilité, envers vous ou envers quiconque, pour les dommages résultant de la transmission de votre part d'un message par voie électronique à une société du Groupe ou de notre part à vous. Nous vous rappelons que vous pouvez utiliser d'autres moyens de communication sécuritaires, notamment pour nous transmettre vos renseignements personnels, lorsque vous le jugez nécessaire.

FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES »)

Groupe utilise des témoins pour améliorer ses sites Web (les « Sites Web ») et votre expérience de navigation. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés par le navigateur sur votre appareil. Ils ne causent aucun dommage à votre appareil et ne contiennent aucun virus.

Nous ne pouvons enregistrer des cookies sur votre appareil que s’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement des Sites Web. Pour tous les autres types de cookies, nous avons besoin de votre consentement. À tout moment, vous pouvez modifier ou retirer ce consentement. Vous pouvez également supprimer les cookies en tout temps dans les paramètres de sécurité de votre navigateur. Veuillez noter, cependant, que vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les fonctionnalités des Sites Web.

Les Sites Web utilisent des « cookies persistants » qui sont automatiquement supprimés après une période prédéterminée, qui peut différer selon le cookie. Ils utilisent également des « cookies de tiers » qui sont placés par des fournisseurs tiers, par exemple, pour le suivi des statistiques des sites Web.

Cookies strictement nécessaires 
Les cookies strictement nécessaires activent les fonctionnalités de base des Sites Web telles que la connexion de l’utilisateur et la gestion du compte. Les Sites Web ne peuvent pas être utilisés correctement sans ces cookies strictement nécessaires.

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   Finalité : Utilisé pour mémoriser si un utilisateur a consenti à l’activation / désactivation du suivi web. En cas de désactivation, aucun suivi web n’a lieu.
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   Finalité : Google reCAPTCHA définit un cookie nécessaire lorsqu’il est exécuté dans le but de fournir une analyse de risque.

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   Fournisseur : Google
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   Finalité : Utilisé pour stocker un identifiant anonymisé afin que Google Analytics puisse reconnaître l’utilisateur comme un utilisateur récurrent.

Cookies de préférences
Les cookies de préférence sont utilisés pour retenir des informations qui modifient le comportement ou l’apparence des Sites Web, comme votre langue préférée ou la région dans laquelle vous vous trouvez.

Nous n’utilisons actuellement pas de cookies de préférence.

Cookies de marketing
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   Finalité : Utilisé par YouTube pour mesurer la bande passante et déterminer si l’utilisateur obtient la nouvelle ou l’ancienne interface du lecteur.

RETRAIT DU CONSENTEMENT

Sous réserve de toute exigence de la Loi ou contrainte contractuelle, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation, la conservation et la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps en communiquant avec nous par écrit.

Veuillez toutefois noter qu’en retirant votre consentement, il est possible que nous ne puissions plus vous fournir nos produits et services ou que vous ne puissiez pas bénéficier de certains avantages ou rabais.

EXACTITUDE ET ACCESSIBILILTÉ

Nous faisons tout en notre pouvoir pour nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés, conservés ou communiqués.

Sur demande, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers. Vous pouvez aussi nous demander de quelle façon ces renseignements sont utilisés, vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets et de les faire mettre à jour au besoin, dans la mesure où la Loi le permet. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.

PERSONNE DÉLÉGUÉE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification de vos renseignements personnels peut être envoyée par écrit à l'adresse ci-dessous : 

Délégué à la protection des renseignements personnels
Service juridique
Groupe Optimum
425 boul. de Maisonneuve Ouest
bureau 1700
Montréal (Québec) H3A 3G5, CANADA

Courriel : [email protected]

Veuillez indiquer dans votre demande votre nom et vos coordonnées, la nature de votre demande, le nom du service ou de la personne avec qui vous avez déjà communiqué ainsi que toute autre information pertinente.

Vous pouvez également vous adresser à l’organisme compétent en matière de protection de la vie privée de votre juridiction de résidence.

PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute plainte relative au non-respect du présent avis doit être adressée au Délégué à la protection des renseignements personnels dont les coordonnées. Le processus de traitement d’une plainte demeure en tout temps confidentiel.

MISE À JOUR DU PRÉSENT AVIS RELATIF A LA CONFIDENTIALITÉ

Tout ajout, modification ou retrait au présent avis que nous jugeons approprié y sera immédiatement intégré.